Pratiques exemplaires en traduction : Cogitco met en branle un système de facturation souple

Objectif : Apporter des changements au système de facturation unique pour tenir compte des besoins variés de notre clientèle.

Clients desservis :

• Fédération des caisses Desjardins du Québec (FCDQ)
• Valeurs mobilières Desjardins
• Association nationale des grands usagers postaux (ANGUP)
• Tembec Industries inc.

Contexte

Au tout début de son existence, Cogitco utilisait un système de facturation unique, au moyen duquel chaque projet était enregistré dans un dossier distinct et facturé séparément. En 2001, la compagnie est passée d'un système de facturation fondé sur Excel à celui de Simple Comptable. Cogitco a continué d'utiliser le même système en produisant une facture par requête.

En 2004 et en 2006, quelques clients provenant de secteurs variés ont commencé à demander que le système de facturation soit simplifié dans le but de faciliter la gestion des factures, et, ainsi, de réduire leurs coûts. Quelques clients préféraient un relevé hebdomadaire alors que d'autres demandaient des factures mensuelles.

Le problème

Selon le système de facturation en place, une facture distincte était produite pour chaque requête de travail, suivant le numéro de dossier assigné pour chaque projet qui était acheminé dans notre corbeille d'arrivée. Le numéro de dossier (à partir d'Excel) était lié au numéro de facture de Simple Comptable.

Un client demandait de recevoir à la fois les factures individuelles et un résumé de facturation (et non un relevé de compte). Un autre demandait de voir sur la facture des détails précis qui n'étaient pas systématiquement générés par Simple Comptable.

Toutes ces demandes, en plus de devoir effectuer une facturation par contrat pour quelques clients ainsi qu'une facturation hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle pour d'autres, ajoutaient à la complexité du processus de gestion de Cogitco. De plus, l'économie des coûts pour le client se traduisait par une perte de revenus et des frais financiers pour Cogitco, tout particulièrement dans le cas d'une facturation mensuelle avec des conditions de paiements de 30 jours, puisque les documents traduits au début du mois n'étaient alors payés que 60 jours plus tard. D'un autre côté, les bons clients trouvaient désagréable le fait de devoir payer des « frais minimum » pour de nombreuses « micro requêtes », un système mis en place pour couvrir les frais d'administration des requêtes de moins de 300 mots.

La solution

L'équipe de la facturation (l'expert de Simple Comptable et le préposé aux comptes recevables) de Cogitco ont travaillé de concert avec l'équipe de traduction et de gestion des projets afin de développer un modèle de facturation utilisant un nouveau type de numéro de dossier, qui serait aussi utile du point de vue de la gestion de projets et qui permettrait toutefois de regrouper un certain nombre de projets sur une seule facture.

La façon dont les informations étaient enregistrées dans Simple Comptable a également été modifiée afin de permettre au client de recevoir à la fois les factures individuelles et, lorsque requis, un relevé récapitulatif, tout en permettant au système de générer des détails particuliers sur demande.

La direction a négocié des ententes de facturation spéciales avec ses clients, pour mettre en place des escomptes de volume, éliminant ainsi le facteur irritant lié aux frais minimum, en réduisant de façon radicale le nombre de mots assujettis aux frais minimum, tout en réduisant aussi le montant minimum facturé, le cas échéant. Les procédures de gestion de projets ont été modifiées, afin d'ajouter des aide-mémoire rappelant de facturer chacun des clients selon la fréquence qu'il préfère.

Le résultat

Depuis, une plus grande efficacité a été constatée de partout. Les nouvelles procédures épargnent du temps et du papier. Nos principaux clients trouvent que la gestion d'une facturation hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle est beaucoup plus facile. Dans la plupart des cas, les clients ont réalisé des économies non seulement du point de vue administratif, mais ils ont aussi réduit leur facture de traduction globale grâce aux changements effectués relativement aux frais minimum. Avec les ajustements apportés aux modèles de factures de Simple Comptable, nos clients peuvent maintenant tout aussi facilement repérer les informations sur les nouvelles factures qu'ils le faisaient avec le système impliquant une facture unique pour chaque projet.

Voici une citation de l'un de nos clients :
« Merci Cogitco, c'est toujours un plaisir de faire des affaires avec vous. J'apprécie vraiment votre "expertise technique" ».
Kathleen Rowe
Présidente de l'ANGUP